Poleasingowe drukarki i urządzenia wielofunkcyjne – kiedy warto wybrać tańszy sprzęt dla firmy?

Zakup drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego do firmy to decyzja, która wpływa nie tylko na komfort codziennej pracy, ale również na koszty prowadzenia działalności przez kolejne lata. Wielu przedsiębiorców skupia się przede wszystkim na cenie zakupu nowego urządzenia, zapominając, że to właśnie eksploatacja, serwis oraz materiały eksploatacyjne generują największe wydatki w całym okresie użytkowania.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na zakup urządzeń poleasingowych. Są one znacznie tańsze od nowych modeli, a jednocześnie oferują wysoką wydajność, trwałość i funkcjonalność zaprojektowaną z myślą o intensywnej pracy biurowej.

W tym poradniku wyjaśniamy, czym są poleasingowe drukarki i urządzenia wielofunkcyjne, jakie mają zalety i ograniczenia, dla kogo będą najlepszym wyborem oraz na co zwrócić uwagę podczas zakupu.

Czym są poleasingowe drukarki i urządzenia wielofunkcyjne?

Poleasingowe drukarki to profesjonalne urządzenia, które wcześniej pracowały w firmach w ramach leasingu lub wynajmu długoterminowego. Po zakończeniu umowy wracają do wyspecjalizowanych firm, gdzie przechodzą dokładną diagnostykę techniczną, czyszczenie, konserwację oraz wymianę zużytych elementów.

Po zakończeniu procesu odnowienia urządzenia trafiają ponownie do sprzedaży jako sprzęt poleasingowy.

Warto podkreślić, że urządzenie poleasingowe nie jest tym samym co zwykła używana drukarka sprzedawana przez osobę prywatną. Profesjonalny sprzedawca zna historię urządzenia, sprawdza jego stan techniczny i zazwyczaj oferuje gwarancję oraz serwis.

Czym różni się urządzenie poleasingowe od używanego?

Największą różnicą jest sposób przygotowania sprzętu do ponownej sprzedaży.

Drukarka używana może pochodzić z dowolnego źródła i często sprzedawana jest bez historii serwisowej oraz bez jakichkolwiek testów.

Natomiast urządzenie poleasingowe zazwyczaj:

• przechodzi pełną diagnostykę,
• jest dokładnie wyczyszczone,
• ma wymienione najbardziej zużyte elementy,
• posiada sprawdzony licznik wydruków,
• objęte jest gwarancją,
• oferowane jest przez firmę zapewniającą późniejszy serwis.

To właśnie ten proces sprawia, że zakup urządzenia poleasingowego wiąże się z dużo mniejszym ryzykiem.

Dlaczego firmy coraz częściej wybierają sprzęt poleasingowy?

Jeszcze kilka lat temu urządzenia poleasingowe były postrzegane głównie jako rozwiązanie dla firm dysponujących niewielkim budżetem. Obecnie sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Przedsiębiorcy coraz częściej analizują całkowity koszt użytkowania urządzeń, a nie tylko cenę zakupu. W praktyce okazuje się, że profesjonalna drukarka biznesowa, która kilka lat pracowała w dużej korporacji, może być znacznie lepszym wyborem niż nowa drukarka przeznaczona do użytku domowego.

Profesjonalne urządzenia są projektowane z myślą o wieloletniej pracy oraz bardzo dużych miesięcznych obciążeniach. Ich konstrukcja jest trwalsza, a części zamienne oraz materiały eksploatacyjne pozostają dostępne przez wiele lat.

Dla jakich firm poleasingowe drukarki będą najlepszym rozwiązaniem?

Sprzęt poleasingowy sprawdza się praktycznie w każdej branży.

Najczęściej wybierają go:

• mikroprzedsiębiorstwa,
• małe i średnie firmy,
• biura rachunkowe,
• kancelarie prawne,
• gabinety medyczne,
• szkoły i uczelnie,
• urzędy,
• magazyny,
• firmy logistyczne,
• sklepy,
• punkty usługowe,
• biura projektowe,
• agencje reklamowe.

Im większa liczba drukowanych dokumentów, tym większe znaczenie ma trwałość urządzenia oraz niski koszt wydruku jednej strony.

Największe zalety poleasingowych urządzeń wielofunkcyjnych

Znacznie niższa cena

Najbardziej oczywistą zaletą jest cena.

Profesjonalne urządzenie biznesowe można kupić nawet o kilkadziesiąt procent taniej niż jego nowy odpowiednik.

Dzięki temu przedsiębiorca może przeznaczyć zaoszczędzone środki na rozwój firmy lub zakup dodatkowego wyposażenia.

Profesjonalna jakość wykonania

Drukarki klasy biznesowej projektowane są do intensywnej pracy.

Ich podzespoły są znacznie trwalsze niż w urządzeniach przeznaczonych do użytku domowego.

Niski koszt wydruku

Profesjonalne urządzenia wykorzystują wydajne tonery oraz podzespoły o dużej żywotności.

Efektem jest niższy koszt wydruku pojedynczej strony.

Łatwy dostęp do części

Popularne modele posiadają szeroką dostępność części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych.

Dzięki temu ewentualne naprawy są szybkie i przewidywalne kosztowo.

Sprawdzona konstrukcja

Urządzenia obecne na rynku od wielu lat mają dobrze poznane typowe usterki oraz sprawdzone procedury serwisowe.

To zmniejsza ryzyko długich przestojów.

Czy poleasingowe urządzenia mają jakieś wady?

Tak, choć dla wielu firm nie będą one miały większego znaczenia.

Do najczęściej wymienianych ograniczeń należą:

• starszy wygląd urządzenia,
• brak najnowszych funkcji chmurowych,
• krótszy okres gwarancji niż przy nowym sprzęcie,
• ograniczona dostępność niektórych modeli,
• konieczność zakupu u sprawdzonego dostawcy.

Jeżeli jednak priorytetem jest niezawodność i ekonomia użytkowania, wymienione ograniczenia zazwyczaj nie wpływają na codzienną pracę.

Jak wybrać odpowiednią drukarkę poleasingową?

Określ miesięczną liczbę wydruków

To najważniejszy parametr.

Firma drukująca 500 stron miesięcznie będzie potrzebowała zupełnie innego urządzenia niż przedsiębiorstwo wykonujące 30 tysięcy wydruków.

Zastanów się, czy potrzebujesz koloru

Jeżeli większość dokumentów to faktury, umowy i dokumentacja wewnętrzna, urządzenie monochromatyczne będzie znacznie tańsze w eksploatacji.

Kolor warto wybrać wtedy, gdy regularnie drukowane są materiały marketingowe, prezentacje lub oferty handlowe.

Wybierz odpowiedni format

Większości firm wystarcza format A4.

Biura projektowe, architekci lub firmy reklamowe często potrzebują urządzeń obsługujących format A3.

Sprawdź dostępne funkcje

Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne mogą oferować:

• automatyczny podajnik dokumentów,
• druk dwustronny,
• skanowanie dwustronne,
• skanowanie do poczty elektronicznej,
• OCR,
• druk sieciowy,
• Wi-Fi,
• obsługę urządzeń mobilnych,
• druk z chmury.

Nie warto jednak płacić za funkcje, które nigdy nie będą wykorzystywane.

Koszt zakupu to nie wszystko – poznaj TCO

Jednym z najważniejszych pojęć podczas wyboru drukarki jest całkowity koszt posiadania (TCO – Total Cost of Ownership).

Obejmuje on wszystkie wydatki związane z użytkowaniem urządzenia, a nie tylko cenę jego zakupu.

Do TCO zaliczamy:

• koszt zakupu,
• koszt tonerów,
• koszt bębnów,
• koszt serwisowania,
• koszt części zamiennych,
• zużycie energii,
• czas przestojów,
• żywotność urządzenia.

Bardzo często okazuje się, że droższe urządzenie biznesowe generuje niższe koszty użytkowania niż tańsza drukarka przeznaczona do użytku domowego.

Leasing, zakup czy wynajem?

Każdy model finansowania ma swoje zalety.

Rozwiązanie

Zalety

Ograniczenia

Zakup poleasingowy

Najniższy koszt wejścia, szybki zwrot inwestycji

Jednorazowy wydatek

Zakup nowego urządzenia

Najnowsze technologie

Wysoka cena

Leasing

Rozłożenie kosztów

Długoterminowa umowa

Wynajem

Serwis i materiały w cenie

Wyższy koszt przy wieloletnim użytkowaniu

Najczęstsze błędy podczas zakupu

Najwięcej problemów wynika z niewłaściwego dopasowania urządzenia do potrzeb firmy.

Do najczęstszych błędów należą:

• wybór wyłącznie według ceny,
• brak analizy liczby wydruków,
• nieuwzględnienie kosztów eksploatacji,
• zakup od niesprawdzonego sprzedawcy,
• brak gwarancji,
• korzystanie z niskiej jakości materiałów eksploatacyjnych,
• wybór urządzenia o zbyt małej wydajności.

Najpopularniejsze mity

Mit 1. Poleasingowa drukarka jest zużyta

Nie zawsze.

Profesjonalne urządzenia są projektowane z myślą o wykonaniu setek tysięcy, a często nawet milionów wydruków.

Znacznie ważniejszy od wieku urządzenia jest jego rzeczywisty stan techniczny.

Mit 2. Nie ma części zamiennych

Do większości popularnych modeli części dostępne są przez wiele lat po zakończeniu produkcji.

Mit 3. Nowa drukarka zawsze będzie lepsza

Nowe urządzenie klasy konsumenckiej często przegrywa z profesjonalnym urządzeniem poleasingowym pod względem trwałości oraz kosztów eksploatacji.

Tabela decyzyjna

Potrzeba firmy

Najlepsze rozwiązanie

Małe biuro

Poleasingowa drukarka A4

Biuro rachunkowe

Monochromatyczne urządzenie wielofunkcyjne

Agencja reklamowa

Kolorowe urządzenie A3

Architekt

Urządzenie A3 z szybkim skanerem

Firma drukująca sporadycznie

Nowa drukarka biurkowa

Firma drukująca kilka tysięcy stron miesięcznie

Profesjonalne urządzenie poleasingowe

Najczęściej zadawane pytania

Czy poleasingowa drukarka jest objęta gwarancją?

Renomowani sprzedawcy oferują gwarancję oraz wsparcie serwisowe. Przed zakupem warto sprawdzić jej zakres i czas obowiązywania.

Czy licznik wydruków ma znaczenie?

Tak, jednak powinien być oceniany w odniesieniu do projektowanej żywotności konkretnego modelu. Wysoki przebieg nie musi oznaczać, że urządzenie jest zużyte.

Czy warto kupować urządzenie kolorowe?

Jeżeli firma regularnie przygotowuje materiały marketingowe, prezentacje lub oferty dla klientów, urządzenie kolorowe może przynieść realne korzyści.

Czy można stosować zamienniki tonerów?

Tak, pod warunkiem że pochodzą od sprawdzonych producentów i są przeznaczone do konkretnego modelu urządzenia.

Jak długo może pracować drukarka poleasingowa?

Przy regularnym serwisowaniu profesjonalne urządzenia biznesowe mogą bezproblemowo pracować jeszcze przez wiele lat po zakończeniu pierwszego okresu użytkowania.